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El desorden de las oficialías del Estado Civil
La Junta Central Electoral utilizará papel de seguridad en las actas de nacimiento para tratar de que el documento sea más confiable
Por Enilda Torres
Los casos del deportista Danny Almonte y su hermano, cuyo padre logró conseguir una duplicidad alterada de sus actas de nacimiento, y el de Marcos, un niño que fue adoptado y llevado a Alemania, pero que ahora aparece como hijo de dos familias, han provocado que la Junta Central Electoral tome medidas para diezmar ese tipo de problemas y a estar más pendiente del trabajo que desarrollan las Oficialías del Estado Civil, las que por años han estado abandonadas a la suerte y tentadas por la corrupción y el mal manejo de los documentos que desde allí se expiden.
Pero los casos mencionados no son los únicos. Estos se conocieron porque trascendieron a la opinión pública local e internacional. En las Oficialías del Estado Civil se cometen a diario errores en los registros originales, como nombres mal escritos e incompletos, fechas de nacimiento erradas e inscripciones incompletas, sin los nombres de los padres, informaciones diferentes del primero al segundo libro original, entre otros. Además, las certificaciones son elaboradas a puño y letra por los inscribientes.
Entre las medidas que tomará la JCE para contrarrestar el problema está la utilización de un papel de seguridad que evitaría la falsificación de los documentos que se expiden en las Oficialías, además de que ha retomado con celeridad el proyecto de automatización, que fue elaborado durante la gestión de César Estrella Sahdalá. De hecho, el Departamento de Informática de la JCE, que maneja el proyecto, ha insertado al mismo una serie de modificaciones en los procedimientos.
Pero además existe la idea de crear un registro nacional que contenga todos los datos que se originan en las Oficialías. Pero previo a esto se trabaja en la automatización de esos registros, lo cual está pautado para iniciar en enero del 2002 como proyecto piloto en algunas Oficialías del Distrito Nacional, así como la posibilidad de darle vida a la propuesta de fichar con un número los nacimientos, un mecanismo utilizado en Costa Rica por muchos años y que ha dado muy buenos resultados.
LAS OFICIALÍAS
Las Oficialías son las encargadas de instrumentar todo tipo de acto civil en la vida de una persona desde que nace hasta que fallece. Las actuaciones de los oficiales están regidas por la Ley 659, que data del 17 de julio del 1944, la cual ha sido objeto de una serie de modificaciones a través de los años.
La función más importante de las Oficialías, sin lugar a dudas, son las declaraciones de nacimiento, cuyas actas son vulnerables a ser alteradas deliberadamente, en contubernio con el oficial, o que éste sea sorprendido en su buena fe.
Tiempo atrás las Oficialías eran dirigidas por personas de una reciedumbre moral reconocida en las comunidades donde operaban, sin embargo esa condición se fue perdiendo con los años.
Actualmente operan 158 Oficialías del Estado Civil diseminadas en todo el territorio nacional, así como 30 delegaciones o apéndices de éstas localizadas en hospitales y maternidades del país.
Su personal no es numeroso y se sostienen de las entradas que reciben, excepto la compra de materiales gastables y el pago del local y los servicios de agua y luz, los cuales son pagados por la Junta Central Electoral.
LOS PROCEDIMIENTOS
El oficial del Estado Civil abre en un original el libro foliado de actas, produciendo al mismo tiempo un segundo original. El primero se mantiene en la Oficialía y el segundo, luego de clausurado a final de año, es enviado a la Oficina Central del Estado Civil para su preservación, además para verificar la autenticidad de las actas presentadas por los ciudadanos al momento de solicitar su inscripción en el departamento de Cedulación de la Junta Central Electoral.
En término de volúmenes se estima que en la Oficina Central del Registro Civil existen, aproximadamente, unos 20 millones de registros, igual cantidad se presume existe en las 158 Oficialías.
Muchos de estos documentos lucen deteriorados e incompletos por el paso del tiempo, por fenómenos naturales y el uso corriente para la expedición de actas o para la inserción de notas marginales, además de que las Oficialías no cuentan con el espacio físico suficiente para el archivo de los libros ni con las condiciones y temperatura adecuadas para su preservación.
FRAGILIDAD DEL SISTEMA
No hay dudas de que el sistema con el que operan las Oficialías del Estado Civil es frágil. Así lo planteamos a la consultora jurídica de la Junta Central Electoral, doctora Rafaelina Peralta, quien coincide en ese punto con nosotros, aunque asegura que “la ley que las rige es buena”.
De acuerdo a Peralta, el mayor problema que arrastran las Oficialías del Estado Civil se asocia al trabajo que en ese sentido realizan los alcaldes pedáneos en las zonas rurales del país, los cuales expiden actas sin el menor criterio posible y cargadas de errores ortográficos, obviando, por desconocimiento los procedimientos y, claro está, por echarse un par de pesos en los bolsillos. Los alcaldes dependen de los ayuntamientos y su salario es bastante pírrico.
Un ejemplo de lo expresado lo constituye el caso reciente de Danny Almonte.
El alcalde pedáneo del municipio de Jamao al Norte, Vicente Núñez, expidió, posiblemente por el pago de 50 ó 100 pesos, una certificación que sirvió al padre de Danny, Felipe de Jesús Almonte, para que éste pudiera obtener una duplicidad del acta de nacimiento en la Oficialía de Moca, con el año de nacimiento alterado. Danny nació un 7 de abril de 1985, según consta en su primera declaración, mientras que en la segunda declaración dice que nació en la misma fecha, pero en el 1989. Igual pasó con su hermano, cuyo año de nacimiento también fue alterado.
La consultora jurídica de la JCE, quien trabajó durante 15 años como oficial, explicó a [A]HORA que las Oficialías del Estado Civil se nutren de informaciones provenientes de fuentes externas a la Junta. Con esto deja claro que no quiere exculpar al tribunal electoral de esas irregularidades, pero que las Oficialías trabajan en base a la certificación del alumbramiento que otorga el hospital o la clínica.
Cuando el alumbramiento ocurre con la asistencia de una “comadrona” o partera, como también lo contempla la ley, aunque es muy raro en estos tiempos, el certificado lo expide el alcalde pedáneo de la localidad donde ocurrió el parto, ya sea del Distrito Nacional o del interior del país.
Otro inconveniente que arrastran las Oficialías del Estado Civil es cuando la madre que da a luz no cuenta con la documentación correcta, lo que evidentemente se manifiesta en el acta de nacimiento que se expide.
Se da también el caso, muy frecuente, de mujeres haitianas que no tienen estadía legal en el país y alumbran en los hospitales, y se corre el riesgo de registrar el nacimiento en una Oficialía.
Sobre ese particular, la consultora jurídica de la JCE señala que tanto los oficiales como la Junta están poniendo un cuidado extremo para evitar ese tipo de errores, lo mismo que con aquellas mujeres dominicanas que no tienen al día sus documentos.
La Junta exige que la cédula de la madre esté al día y el papel de la clínica firmado y sellado.
Pero además de estos casos, no menos importantes son los que están ligados a las mafias que falsifican las firmas y sellos de las Oficialías para alterar y traficar con documentos fraudulentos, acciones en las cuales es difícil que participe el oficial. Estos casos son comunes y ejemplos de más tenemos, de lo contrario no entrarían tantos dominicanos a tierras extranjeras con papeles falsos.
EL CASO DE LOS PELOTEROS
Aunque los alumbramientos con parteras no ocurren con la frecuencia de otros tiempos, la Junta Central Electoral se ha enfrentado con un verdadero alud de certificaciones expedidas alegremente por alcaldes pedáneos, quienes dependen estrictamente de los ayuntamientos. Los deportistas son las personas que más se alteran la edad, ya sea para ponerse más años o, que es lo más común, quitarse años. Esa es una práctica vieja.
El caso de Danny puso el problema en el tapete, ya que se trató de un chantaje de parte de su progenitor para que el jovencito, de 14 años, compitiera en un mundial de béisbol cuya edad límite era 12 años.
La Junta Central Electoral firmó en abril de este año un acuerdo de cooperación con la Major League Baseball con la finalidad de preparar a las personas envueltas en el procedimiento de verificación de la expedición de actas de nacimiento, y que éstas sean depuradas por ese personal. Luego del acuerdo, esas actas son sometidas a una investigación de fondo en la Oficialía para evitar las duplicidades. Este acuerdo fue firmado entre el presidente de la JCE, doctor Manuel Ramón Morel Cerda, y el representante de la Major League Baseball en el país, Rafael Oscar Pérez.
LA AUTOMATIZACIÓN
Tomando en cuenta la fragilidad del sistema en los actos del Estado Civil, la Junta Central Electoral elaboró desde hace un tiempo un proyecto tendente a automatizar las oficialías. Este proyecto no ha tenido mucha suerte, pero esta vez se espera se den los primeros pasos.
El ingeniero Franklin Frías Abreu, director interino de informática de la Junta, informó a [A]HORA que ese departamento trabaja arduamente en la automatización del sistema y de hecho van a empezar en enero del 2002. “La idea es conformar la base de datos de todos los nacimientos de una fecha determinada acá, o a tener por lo menos control de la información”.
¿Qué se está haciendo? --preguntamos al ingeniero Frías. “En el 2002 vamos a introducir un elemento nuevo y es la solicitud de inscripción de los nacimientos, que no existe a la fecha de hoy, para imprimirla en la base de datos. Esto se hará independientemente del proceso normal”.
En los próximos días ese departamento se apresta a escanear los segundos libros originales que descansan en la Oficina Central del Registro Civil, específicamente de la Oficialía que corresponde a la tercera circunscripción, una de las más frecuentadas por la cantidad de centros clínicos y hospitales cercanos.
Luego que se haya escaneado la información será llevada a la oficialía como consulta. Este proyecto iniciará primero por los nacimientos, luego por los demás actos civiles.
Previo a esto se elaborará una serie de resoluciones que vendrían a complementar el trabajo, como la impresión de las actas de nacimiento en un formato diferente y computarizado.
Sin embargo, a donde se quiere llegar es a que el Registro Civil Nacional tenga el control de toda la información disponible para las Oficialías.
El procedimiento a seguir sería totalmente diferente al proceso que se lleva a cabo en la actualidad, cuyos datos son asentados en los libros y al final del año es que se envía el segundo libro original a la Oficina Central. El nuevo mecanismo implicaría llenar el formulario de los nacimientos previamente enumerados con varias copias, una para el usuario, otra para la Oficialía y una tercera para el Registro Nacional, que sería utilizada en la base de datos.
Para el ingeniero Frías Ureña, más que automatizar, de lo que se trata es de centralizar la información y con ello, claro está, se evitarían las duplicidades de actas, entre otros actos fraudulentos.
Ahora, esto no quiere decir que centralizando la información se pueda obtener en cualquiera de las Oficialías un acta de nacimiento, no. Para esto habría que cambiar algunos términos de la Ley 659. Sin embargo, permitiría mayor agilidad porque los sistemas estarían computarizados y con sólo conectarse al Registro Civil Nacional se obtendría la información deseada en el momento.
Sobre los recursos que conllevaría este proyecto no se pudo obtener ningún dato en la Junta Central Electoral. Sólo que es bastante costoso y que está supuesto a salir del presupuesto que se le asigna a este tribunal.
Algo más…
En la maternidad Nuestra Señora de la Altagracia son atendidos entre 80 y 111 partos diariamente, mientras que en la maternidad de Los Minas, se asisten unos 50 partos diarios.
o Los oficiales y sus suplentes cobran por los servicios prestados de acuerdo a las entradas de las Oficialías.
o En la Ley 892, sobre cédulas de identificación y electoral, en su artículo 8, se habla de sueldos para los oficiales, sin embargo la Junta Central Electoral nunca ha cumplido con su aplicación.
o Existen 157 Oficialías en todo el territorio nacional y 30 delegaciones o apéndices en las maternidades y hospitales del país.
o Las Oficialías se rigen por la Ley 659, relativa a los actos del Estado Civil.
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